Vergaderen: notuleren van fysieke vergaderingen, met Copilot en OneNote

In de volgende posts staan we stil bij mijn favoriete bezigheid: vergaderen.

Waar Microsoft Teams & Copilot eerst vooral een rol konden spelen bij het vastleggen, samenvatten en uitzetten van acties voor online vergaderingen, is daar sinds kort verandering in gekomen. Wel binnen een tool die meer te bieden heeft dan veel mensen denken, ook daar zal ik in de toekomst nog eens bij stilstaan.

Wat kun je met deze nieuwe functionaliteit? Fysieke vergaderingen notuleren, en hierna met de inzet van Copilot acties eraan verbinden.

Je hebt de aankondigingen vast al voorbij zien komen: in de Copilot App heb je (in frontier) de mogelijkheid om een opname te maken, en deze opname vervolgens te laten samenvatten of andere acties uit te laten voeren met een prompt.

Maar wist je dat deze functie zich óók in OneNote bevindt? In deze post sta ik stil bij alles wat je rondom die functionaliteit moet weten. Er is namelijk veel meer mogelijk dan enkel je gesprek laten uitschrijven; eigenlijk maak je een werkruimte waarin je alle informatie, transcripten en uitwerkingen van een specifieke soort vergadering bundelt.

Voordat je begint

Voor we stilstaan bij hoe het werkt, eerst een paar belangrijke dingen die je moet weten:

• Je hebt de OneNote app op je telefoon nodig.

• De functionaliteit bevindt zich in een onderdeel binnen de OneNote app genaamd Copilot-notebooks. Dit zijn niet de bestaande notitieblokken waar je al in werkt, je dient dus in veel gevallen een nieuwe aan te maken.

• Je dient te beschikken over een Copilotlicentie.

• Alle informatie rondom de beperkingen met betrekking tot de opname vind je hier: Gebruik Noteren in Copilot-notebooks op iPhone en Windows | Microsoft Support

Hoe gaat dit in zijn werk?

1. Open de OneNote app (op je iPhone) en ga naar Copilot-notebooks — let op, dit is dus anders dan je 'gewone' notitieblokken.

2. Kies het opnameknopje en kies voor 'akkoord' om toestemming te geven voor de opname.

3. Leg je telefoon in het midden op de tafel, zo is iedereen goed verstaanbaar.

En Go!

Op dit moment kan het verschil tussen sprekers al worden herkend en meegenomen in het transcript. Standaard weet de uitwerking nog niet wie wie is; om dat voor elkaar te krijgen kun je vervolgvragen stellen in Copilot, of in de Copilot App binnen OneNote op je laptop.

Tip: maak voor elke soort vergadering een apart Copilot OneNote Notebook aan. Dit zijn dezelfde notebooks als die je terugvindt onder de knop ‘Notebooks’ in de Copilot App. Zo kun je per notebook instructies meegeven, vergaderingen bundelen, samenvattingen maken, etc.

Om een voorbeeld te geven: ik heb voor mijn afdeling overleggen een Copilot OneNote-notebook aangemaakt, zie het als een werkruimte. Aan deze werkruimte kun je ook speciale bronnen toevoegen.

Zo maak je een ruimte waarin je alle transcripten van je overleggen bundelt, bronnen met informatie over het onderwerp toevoegt en nog veel meer. Copilot kan dan deze informatie in prioriteit gebruiken in de antwoorden die het in deze ‘werkruimte’ (het Notebook) geeft.

Ook je aan deze werkruimte, en de Copilot die hierin 'leeft' instructies meegeven. Dit doe je door op het pijltje langs je naam te drukken.

De uitkomsten, samenvattingen en transcripten kun je makkelijk exporteren, via de puntjes boven in het notebook.

Meer weten? Over deze functionaliteit ga ik vast nog meer delen. Deze is volop in ontwikkeling!