Bestanden delen in Microsoft 365: terug naar de basis. Met een nieuwe ervaring/weergaven op komst is het belangrijk dat je deze goed begrijpt

De manier waarop je bestanden deelt in Microsoft 365 verandert. Met de vernieuwde deelervaring in SharePoint (uitrol vanaf april volgens de Microsoft 365 Roadmap) wordt het nog eenvoudiger om bestanden gericht, veilig en met de juiste context te delen.

Vind hier de Roadmap; Microsoft 365 Roadmap | Microsoft 365

Werk je met deze nieuwe ervaring, dan valt meteen een aantal dingen op: Copilot is onderdeel van de ervaring, duidelijkere en meer keuzes en extra ondersteuning bij het delen.

Wil je een volledig beeld van hoe de nieuwe weergaven eruitziet, kijk dan op; New file sharing experience for Microsoft 365

Wat is er nieuw in de deelervaring?

De vernieuwde pop-up voor delen helpt je sneller de juiste keuzes te maken en geeft meer inzicht.

Copilot-samenvatting bij delen

Bij het delen kun je automatisch een korte samenvatting laten genereren en meesturen. Dat helpt de ontvanger om direct te begrijpen waar het document over gaat, zonder dat je zelf een toelichting hoeft te schrijven.

E-mail notificatie: bewuste keuze

Je bepaalt expliciet of iemand een e-mail krijgt op het moment dat een bestand wordt gedeeld. Dit voorkomt onnodige notificaties en geeft je meer regie.

Niet alles hoeft actief gedeeld te worden. Sommige documenten moeten enkel voor iemand inzichtelijk zijn op het moment dat hij/zij te nodig heeft.

Direct inzicht in toegang

De vraag ‘wie heeft er allemaal toegang tot dit bestand?’ wordt met regelmaat gesteld.

Met de nieuwe weergaven heb direct een overzicht van;

·        Wie toegang heeft

·        Welke rechten zijn toegekend

·        Mogelijkheid om te filteren en beheren; je hebt ook de mogelijkheid om direct mensen/groepen rechten te ontnemen, of te filteren op wie welke soort rechten heeft. Dit allemaal vanuit één weergaven, met een klik op de knop.

Daardoor houd je beter overzicht en voorkom je dat bestanden “te breed” gedeeld worden.

Terug naar het idee; Waarom delen beter is dan een bijlage?

Toch eerst even terug naar de basis. Veel mensen werken nog met bijlagen, terwijl delen in de meeste gevallen de betere keuze is. Bijlagen zorgen vaak voor dat er meerdere versies van hetzelfde bestand ontstaan. Daarnaast heb je kijkend naar de functionaliteiten bij gebruik van de deellink de mogelijkheid om real-time met elkaar samen te werken en wordt er geen versiebeheer toegepast.

En dan nog ‘grip’; als je documenten deelt doormiddel van de deellink met de juiste rechten, houd je meer grip op wie er toegang heeft en wat binnen je document mag.

Het is zelfs mogelijk om enkel toe te staan dat iemand een document leest (in een online weergaven), waarbij downloaden niet mogelijk is.

Delen van bestanden: wat zijn de mogelijkheden?

Of je nu werkt vanuit Teams, SharePoint of een Office-app zoals Word of Excel: de basisopties zijn hetzelfde. Want binnen Microsoft 365 zijn er altijd vele manieren om bij dezelfde functionaliteit uit te komen.

Ik zet ze kort op een rijtje;

Koppeling kopiëren (Copy link); gebruik je als je de toegang wilt opnemen in een bericht, denk aan een chat in Teams, e-mail, ander document of zelfs een appje.

De snelste manier om te delen. Kies je voor koppeling kopiëren, dan wordt er een link gemaakt met de standaard van jouw organisatie.

Bij veel organisaties is de standaard;

·        Iedereen binnen mijn organisatie mag lezen/schrijven

·        Enkel mensen met bestaande toegang (voor de beheerders onder ons; in dat geval staat de standaard op specifieke personen).

Deze laatste optie is de ‘meest’ veilige, maar niet de ‘meest’ functionele. Als je hiervoor gaat zul je aan je medewerkers moeten uitleggen, hoe zij aanvullende toegang tot documenten kunnen generen op het moment dat ze documenten delen.

Als je op ‘koppeling kopiëren’ drukt krijg je te zien welk standaard jouw organisatie heeft ingesteld.

Klik je op ‘instellingen’, dan krijg je de mogelijkheid om aanvullende instellingen te zetten; denk aan een vervaldatum van de link, of het instellen van een andere vorm van toegang.

Delen; deze knop gebruik je als je direct vanuit het document een bestand wil delen en de ontvanger hiervan een e-mail mag ontvangen.

De functionaliteiten zijn gelijk aan die van koppeling kopiëren. Enkel krijg je nu direct alle mogelijkheden te zien.

Delen vanuit verschillende apps: wat is het verschil?

Het principe van de delen is binnen heel Microsoft 365 hetzelfde. Enkel ziet het er per programma anders uit. Laten we daar kort bij stilstaan;

Vanuit Teams

In het bestand; werk je in de Teams weergaven in een bestand, dan heb je rechtsboven in de hoek de twee opties ‘Delen’ en ‘Koppeling kopiëren’, welke bovenstaand zijn toegelicht.

Deel je een bestand in een post of chat, dan wordt altijd de standaard deellink van je organisatie toegepast, zoals beschreven bij koppeling kopiëren.

Enkele kenmerken op een rij

·        Je deelt altijd een koppeling

·        Geen bijlagen

·        Iedereen werkt in hetzelfde bestand

·        Teams is volledig ingericht op samenwerken in één versie.

Werken met de nieuwe Outlook

Gebruik je de nieuwe Outlook; dan ‘wint’ de deellink altijd van het toevoegen van de bijlage. Hiermee bedoel ik dat de nieuwe Outlook is ingeregeld op het principe delen met een link, ten opzichte van het toevoegen van een bijlage.

Twee knoppen bij het invoegen van een bijlage zijn goed om te kennen als je een link wil delen;

·        OneDrive; hieronder kun je direct in je OneDrive en alle Teams/SharePointsites zoeken (behalve communicatiesites).

·        Uploaden en delen; hiermee kun je een document van je computer uploaden op een door jou gekozen plek (OneDrive/SharePoint/Teams), waarna je de link direct kan delen in je e-mail.

Met de vernieuwde deelervaring wordt het delen van bestanden in Microsoft 365 niet alleen makkelijker, maar ook overzichtelijker en bewuster. Tegelijk blijft de belangrijkste verandering niet technisch, maar gedragsmatig.

Wie effectief wil samenwerken, stapt af van bijlagen en kiest voor delen. Alleen in specifieke situaties is een bijlage nog de juiste keuze.

In een volgende blog ga ik wat dieper in op het inzien van wie er toegang heeft tot je bestaande. In de nieuwe ervaring wordt dit beter zichtbaar, maar dan moet je goed begrijpen hoe de toegang is opgebouwd. Daar sta ik in een latere blog bij stil.

Goed weekend!