De drie typen kanalen in Microsoft Teams: mijn advies voor de inzet ervan

In Microsoft Teams kennen we drie verschillende typen kanalen:

• standaardkanalen

• privékanalen

• gedeelde kanalen

Op papier zijn de verschillen duidelijk. In de praktijk merk ik dat er vaak vragen zijn over wanneer je welk kanaal inzet en misschien nog belangrijker; waarom?

In deze blog neem ik je mee in de functionele verschillen, praktische toepassingen en mijn eigen veranderde visie op het gebruik van privé- en gedeelde kanalen.

Maar eerst even op een rij, wat zijn de kenmerken van de soorten kanalen precies?

1. Standaardkanalen; de basis van samenwerking

Wat zijn het?

Standaardkanalen zijn toegankelijk voor alle leden van het team waarin ze zijn aangemaakt.

Waar gebruik je ze voor?

• Algemene communicatie binnen een team

• Projectmatige samenwerking waarbij iedereen betrokken is

• Vastleggen van documenten die voor het hele team relevant zijn

• Structurele overlegmomenten (bijvoorbeeld per werkgroep of thema)

Functioneel sterk in: 

• Volledige integratie met apps, tabs en planners

• Documentopslag in de onderliggende SharePoint-omgeving

• Volledige zichtbaarheid en beheerbaarheid

Dit is en blijft de veiligste en meest transparante keuze binnen een team.

Mijn uitgangspunt is nog steeds: als het open kan, doe het open.

We zijn vaak 'bang' om informatie open te zetten, terwijl het afschermen ervan niet altijd nodig is. Het 'open' zetten van informatie en dus de inzet van standaard kanalen zorgt ervoor dat het overzicht bewaard blijft. Met handige tips kun je ervoor zorgen dat medewerkers geen overvloed aan communicatie en meldingen ontvangen. Denk hierbij aan;

• Tags gebruiken in Microsoft Teams - Microsoft Ondersteuning

• Kanalen weergeven en verbergen - Microsoft Ondersteuning

• Het automatisch verbergen van inactieve kanalen (10) Plaatsen | LinkedIn

2. Privékanalen; afgeschermde samenwerking binnen een team

Wat zijn het?

Privékanalen zijn kanalen binnen een team waarbij je zelf bepaalt welke teamleden toegang hebben. Je kunt hierin enkel teamleden toevoegen, die zich ook in het team bevinden waar het kanaal onder wordt aangemaakt.

Waar gebruik je ze voor?

• Vertrouwelijke onderwerpen (HR, aanbestedingen, gevoelige casuïstiek)

• Voorbereidingen van besluitvorming

• Kleine werkgroepen binnen een groter team

• Tijdelijke samenwerking rondom een specifiek onderwerp

Mijn eerdere bezwaar (vanuit beheer & functioneel perspectief)

Eerlijk is eerlijk: ik was lange tijd geen fan van privékanalen.

Waarom?

1. Ze waren niet goed zichtbaar in het beheercenter

2. Niet alle functionaliteiten waren beschikbaar

3. Beheer en governance waren lastiger

4. Ze zorgden voor extra SharePoint-sites per privé kanaal

Dat maakte ze vanuit beheer- en architectuurperspectief minder wenselijk.

Wat is er veranderd?

De zichtbaarheid en beheermogelijkheden zijn sterk verbeterd. Daarmee zijn mijn functionele bezwaren grotendeels verdwenen. Ik kijk er nu genuanceerder naar: privékanalen zijn geen standaardkeuze, maar zeker wel een mooie optie wanneer vertrouwelijkheid nodig is.

Let op; bekende beperking:

Het linken naar een bestaand bestand werkt nog steeds niet zoals je zou verwachten. In sommige scenario’s wordt een nieuw bestand aangemaakt in plaats van dat het bestaande bestand wordt gekoppeld. Dit blijft een functionele beperking om rekening mee te houden (wanneer je een bestand uit het prive kanaal toevoegt aan een post met de paperclip.

3. Gedeelde kanalen; teamoverstijgend samenwerken

Wat zijn het?

Gedeelde kanalen maken het mogelijk om mensen van buiten het team (en zelfs buiten de organisatie) toegang te geven tot één specifiek kanaal, zonder dat zij lid worden van het hele team.

Belangrijk om te weten; wil je gedeelde kanalen inzetten om met een andere organisatie samen te werken, dan dient er een instelling aan de achterkant gedaan te worden. Deze instelling is vanuit veel gevallen niet wenselijk, omdat je de volledige beveiliging van de andere organisatie vertrouwd. Hierom zet ik gedeelde kanalen enkel in om teamoverstijgend te werken.

Waar gebruik je ze voor?

• Samenwerking tussen meerdere teams

• Projecten die teamoverstijgend zijn 

Waarom ik hier enthousiast over ben

Gedeelde kanalen maken het mogelijk om echt teamoverstijgend te werken zonder wildgroei aan losse teams. In plaats van:

• Nieuwe teams aanmaken

• Mensen tijdelijk toevoegen aan volledige teams

• Werken met aparte omgevingen

 kun je nu gericht samenwerken in één gedeeld kanaal.

Huidige aandachtspunten

Gedeelde kanalen hebben nog steeds iets minder functionaliteiten dan standaardkanalen. Denk aan bepaalde apps of integraties die (nog) niet volledig ondersteund worden.

Maar: dit gat wordt steeds kleiner. De ontwikkeling gaat snel en daarom durf ik gedeelde kanalen steeds breder in te zetten dan een paar jaar geleden.

Nieuwe functionaliteiten maken kanalen nog krachtiger

Naast de verschillen in kanaaltypen zie ik ook steeds meer verbeteringen in de communicatiefunctionaliteiten binnen Teams, zoals:

• Instellen dat een bericht niet automatisch wordt verzonden bij het indrukken van Enter

• Wisselen tussen post- en chatweergave

• Archiveringsmogelijkheden rondom kanalen

• Doorontwikkeling van notificatie-instellingen

  
  

Tot slot: kies bewust, niet standaard

Mijn advies is simpel: 

• Gebruik standaardkanalen als het kan.

• Gebruik privékanalen als vertrouwelijkheid nodig is.

• Gebruik gedeelde kanalen als je teamoverstijgend wilt samenwerken zonder extra teams aan te maken. Het gaat hierbij om een niet complexe teamovertijgende samenwerking. Bijvoorbeeld op een onderwerp!