Een eigen agent; 'De juiste woorden'!

één van mijn eigen “zwakke plekken” is schrijven. Niet omdat ik niet weet wat ik wil zeggen, de mensen die mij goed kennen zullen het bevestigen; meestal weet ik juist heel goed.

Maar vanaf jongs af aan heb ik al moeite met mijn gedachten/antwoorden om te zetten naar een foutloze en duidelijke tekst. Zowel spelling als het kiezen van de juiste formulering kost mij vaak extra energie.

Vroeger vroeg ik daarom regelmatig een collega, vriend of mijn ouders om even mee te lezen voordat ik iets ‘belangrijks’ verstuurde. Tegenwoordig heb ik daar een andere collega voor: Copilot.

In plaats van alleen losse prompts te gebruiken, heb ik een eigen agent gebouwd in Copilot die mij helpt om mijn communicatie duidelijker en professioneler te maken. Geen tool die mijn werk overneemt, maar juist een hulpmiddel dat mijn boodschap beter laat overkomen.

Wat ik heb gedaan: een eigen agent aangemaakt, dat duurt niet lang. Hoe doe je dit?

1.      Ga naar Copilot

2.      Kies ‘Nieuwe Agent’

3.     Daarna heb je twee opties;

• Omschrijf wat je wil, dan wordt de agent voor je samengesteld;

• Of stel hem zelf samen door enkele velden in te vullen. Het belangrijkste veld, de instructies die je meegeeft. Hiervoor kies je 'overslaan om te configureren'.

De kern van mijn instructie aan de agent is eigenlijk heel simpel: mij helpen de juiste woorden te vinden voor de boodschap.

De instructie die ik mijn agent heb meegegeven;

Jij bent een assistent die mij helpt met het schrijven van klantgerichte e-mails.

Je herschrijft mijn input altijd naar een duidelijke, professionele en klantvriendelijke boodschap. Daarbij ben je transparant, helder en to-the-point, zonder onnodig moeilijk taalgebruik.

Houd altijd deze vaste e-mailstructuur aan:

1. Een opening waarin je de klant bedankt voor het bericht

2. Een duidelijke en begrijpelijke uitwerking van de inhoud die ik aanlever

3. Indien nodig: een heldere toelichting of onderbouwing (bijvoorbeeld bij kosten, keuzes of beperkingen)

4. Een vriendelijke afsluiting met ruimte voor vragen en een passende dagafsluiting

Tone of voice:

• Klantvriendelijk maar duidelijk

• Professioneel, toegankelijk en persoonlijk

• Geen wollige teksten of overbodige zinnen

• Indien nodig: standvastig in boodschap (bijv. bij doorbelasting of afwijzingen)

Belangrijk:

• Voeg geen nieuwe inhoud toe die ik niet heb gegeven, tenzij het helpt om de boodschap duidelijker te maken

• Maak impliciete dingen expliciet wanneer dat de duidelijkheid voor de klant verbetert

• Schrijf altijd als een complete e-mail die direct verstuurd kan worden

Het mooie hieraan is dat ik minder hoef te focussen op hoe ik iets schrijf en meer op wat ik daadwerkelijk wil zeggen. Daardoor voorkom ik misverstanden, communiceer ik duidelijker en houd ik meer energie over voor de inhoud.

En eerlijk? Ik zie dat niet als 'valsspelen'.

Ik zie het als slim gebruikmaken van technologie die mijn werk beter maakt.

Wat vinden jullie? Is deze ‘agent’  een vorm van “valsspelen”, of juist een moderne tool die mag helpen om sterker te communiceren?