"Ik raak nooit meer iets kwijt, Copilot zoekt het wel!" | De nieuwe Copilot Search

Ik hoorde vaak toen Copilot, lang geleden 2023 ;) werd geïntroduceerd; Klinkt heerlijk niet meer zoeken naar bestanden, maar ze gewoon meteen vinden. Gewoon een vraag stellen en direct het bestand waar je naar op zoek bent terugvinden.

Copilot is veel meer dan alleen bestanden zoeken, dat zul je vast al hebben ontdekt. In de nieuwe functie Copilot Search; komen het zoeken van bestanden en de mooie functies van Copilot samen!

De nieuwe Copilot Search

‘Vind content door je organisatie heen met behulp van Copilot’ een nieuwe functie nu te vinden op de landingspagina van Copilot | Microsoft 365 Copilot

Hoe werkt het;

1.      Ga naar Copilot | Microsoft 365 Copilot

2.      Klik linksboven in op ‘Search’ en zorg dat de schuiknop rechtsboven in de hoek op aan staat (Deze staat standaard aan)

Zoeken in Microsoft 365

Binnen Microsoft 365 bepaalt de plek waar je zoekt welke resultaten je terugkrijgt. Beter samengevat; het programma waar je zoekt bepaalt welke informatie je terugkrijgt. Zoek je in Teams, dan krijg je gezamenlijke data + posts & chats terug, zoek je in OneDrive (onder mijn bestanden), dan zoek je in jouw persoonlijke bestanden enz.

Een uitzondering hierop was altijd de ‘algemene' zoekbalk in Copilot | Microsoft 365 Copilot. Voorheen www.office.com. Hier bevond zich de overkoepelende zoekfunctie over alle programma’s binnen de Microsoftomgeving heen. Deze is nu ingewisseld voor Copilot Search.

Een belangrijk voordeel van Copilot Search? Stel je een uitgebreidere vraag, dan krijg je zowel relevante documenten te zien, als een antwoord van Copilot.

Zoeken in SharePoint | nog even terug naar de basis;

In SharePoint zijn er vier zoekniveaus:

1. Binnen een documentenbibliotheek; dan zoekt SharePoint alleen op die ene bieb

2. Binnen een site ; dan zoekt SharePoint alleen op die ene (team)site

3. Binnen op een hubsite; handig als meerdere (team)sites aan elkaar gekoppeld zijn.

   Een hubkoppeling wordt aan de achterkant (door meestal IT, of een beheerder gemaakt)

4. Omgeving-breed; dit is zoeken door alles waar jij toegang toe hebt en doe je o.a. vanaf de homepagina van SharePoint

   
   

   Tip; Kijk naar de tekst in de zoekbalk, deze geeft aan waar je in zoekt.

   
   

Korte samenvatting; hoe hoger het niveau waarop je zoekt, hoe meer data wordt doorzocht.

Er is een risico met deze nieuwe Copilot Search functie. Dit risico was er altijd al, maar wordt nu nog meer zichtbaar!

Ik ligt het risico toe aan de hand van een voorbeeld; je deelt een bestand vanuit OneDrive en kiest per ongeluk "delen met iedereen in de organisatie". Dan komt nu met de nieuwe Copilot Search nog eerder dit ‘ongelukkig’ gedeelde bestand naar boven.

Wat we vanuit IT hierin moeten doen? Meer inzicht krijgen, gebruikers uitleg geven over hoe de deellink werkt en vooral zorgen dat de standaard deellink niet staat op ‘iedereen binnen mijn organisatie’.

Wil je een grappig voorbeeld binnen je organisatie gebruiken als 'statement' om bovenstaand risico toe te lichten, lees mijn eerdere post hierover; https://www.linkedin.com/posts/evi-van-der-velden-48b0b3137_joy-apple-is-a-queen-but-not-of-the-netherlands-activity-7206362071532253184-4Z_g?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACFLwesBu8JczL1CpI0DIz6ilthaCoa5aKs

Het is even wennen, maar wordt zoeken in jouw ogen hier makkelijker mee?

Meer informatie; Microsoft 365 Copilot Search | Microsoft Learn