Labeling; de praktische werkelijkheid
- 25 feb
- 3 minuten om te lezen
Hoi! Leuk dat je er weer bent. Evi en ik nemen je in deze blogreeks mee in de wereld van datasecurity. Want laten we eerlijk zijn: we produceren met z’n allen een enorme berg data, maar weten we eigenlijk wel wat er in al die documenten en e-mails staat? En nog belangrijker: wie erbij kan?
In deze eerste blog duiken we in de basis van een veilige werkomgeving: data classificatie met behulp van Microsoft Purview Information Protection.
Grip op je data: Wat is labeling precies?
Stel je voor dat je door een archiefkast loopt. Zonder mappen of labels is het een grote chaos. Je weet niet wat een boodschappenlijstje is en wat een geheim contract.
Labeling is eigenlijk niets anders dan het plakken van een digitaal label op je bestanden.
Door je data te classificeren, geef je elk document een "stempel". Dit helpt je niet alleen om overzicht te krijgen (wat hebben we eigenlijk in huis?), maar het vertelt het systeem ook hoe er met die informatie moet worden omgegaan.
Waarom zou je dit willen?
Het draait allemaal om inzicht en bescherming. Als je weet welke data privacygevoelig is, kun je die beschermen zonder dat je de rest van de organisatie op slot hoeft te zetten.
Toegangsbeheer: Je kunt instellen dat alleen specifieke personen een document met het label "Vertrouwelijk" mogen openen. Of zorgen dat informatie niet zomaar naar de buitenwereld wordt gedeeld.
Visuele herkenning: Je kunt automatisch een watermerk toevoegen (bijvoorbeeld "Concept" of "Strikt Vertrouwelijk") zodat iedereen direct ziet wat de status van het document is.
Klein beginnen is het halve werk
We zien vaak dat organisaties direct 20 verschillende labels willen aanmaken. Onze tip? Doe het niet. Begin klein. Wij adviseren meestal om met 3 tot 4 heldere labels te starten, zoals:
Openbaar
Intern
Vertrouwelijk
Geheim
Stel ook een standaard label in. Zo hoeft de gebruiker niet bij elk wissewasje na te denken, maar wordt hij ook niet onnodig gestoord in zijn dagelijkse werk.
De kracht van woorden: De omschrijving van een label is cruciaal. Gebruik geen vage termen, maar leg uit wanneer iemand voor een label moet kiezen. Hoe duidelijker de uitleg, hoe beter de gebruiker snapt wat de impact is van zijn keuze.
Nog een tip: begin klein! Dat geldt niet alleen voor het opstellen van labels, maar ook voor de introductie binnen je organisatie. Start bijvoorbeeld met een kleine groep testgebruikers. Zo kun je toetsen of je labels en omschrijvingen duidelijk en begrijpelijk zijn, en waar nodig bijsturen voordat je de rest van de organisatie meeneemt in het proces.
Techniek versus de mens
Natuurlijk moet de techniek staan, maar datasecurity is veel meer dan een knopje in een beheerpaneel. Het gaat om beheer, processen en adoptie. Je kunt de mooiste labels inrichten, maar als je collega’s niet begrijpen waarom ze dit moeten doen, werkt het niet. Neem de organisatie mee in het 'waarom' en zorg dat het een integraal onderdeel wordt van de manier van werken.
Hoe zit het met de licenties?
Je hoeft niet direct de hoofdprijs te betalen om te starten:
Met een Business Premium of Microsoft 365 E3 licentie kun je al een hele mooie eerste stap zetten met handmatig labelen.
Wil je dat het systeem zelf slim genoeg is om data te herkennen en automatisch labels toe te kennen? Dan heb je een Microsoft 365 E5 licentie nodig.
Een proces dat nooit "af" is
Houd er rekening mee dat dit geen eenmalig project is. De wereld om ons heen verandert: wet- en regelgeving worden strenger, maar de technologie (denk aan AI!) ontwikkelt zich nog veel sneller.
Het is daarom essentieel om je classificatiebeleid continu te herijken. Blijf in gesprek met de business: sluiten de labels nog aan bij de werkzaamheden? Zijn er nieuwe risico's? Blijf scherp en blijf ontwikkelen.
Wat volgt?
Hopelijk heb je nu een beter beeld van hoe je de eerste digitale hekken om je data zet. Maar wat als data toch de organisatie dreigt te verlaten? In onze volgende blog gaan we dieper in op Data Loss Prevention (DLP). We laten je zien hoe je concreet kunt voorkomen dat gevoelige gegevens per ongeluk bij de verkeerde personen terechtkomen.
Houd onze socials in de gaten voor de volgende update!
Onze eerdere blog, vind je hier; https://www.evipoint.nl/post/de-verantwoordelijkheden-van-vandaag-waarom-datasoevereiniteit-ertoe-doet
Opmerkingen