Slimmer vergaderen met Copilot in Microsoft Teams

Zelfs voor mij, als echte Microsoft-fanaat, blijft dit een van de minst belichte onderdelen van Copilot, althans in mijn blogs. Terwijl het juist een van de meest gevraagde en tijdbesparende functies is, misschien wel onderbelicht omdat het niet altijd helemaal duidelijk is hoe het werkt.

Stel je voor: je zit in een vergadering, het gesprek gaat alle kanten op en ondertussen probeer aantekeningen te maken en ook nog te luisteren. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar voor mij geldt dat het een leugen is dat ‘vrouwen’ twee dingen tegelijk kunnen, ik namelijk niet.

Copilot kan in deze situatie wel eens je beste vergadermaatje worden. In dit artikel leg ik stap-voor-stap uit hoe je Copilot gebruikt voorafgaand, tijdens en na afloop van een vergadering. Bij iedere fase geef ik de voordelen, nadelen en voorbeelden aan om het op de juiste manier in te zetten.

Voor je vergadering begint: check de instellingen

Voordat je Copilot in vergaderingen kunt gebruiken is het belangrijk dat je IT-partner/afdeling dit heeft toegestaan. Dit doen ze door twee instellingen in het beheerportaal van Teams;

1. Het toestaan van de transcriptie

2. Copilot toestaan, hierin heb je nog diverse keuzes; inschakelen, inschakelen met de verplichting dat transcripties altijd worden opgeslagen, ingeschakeld met als standaard dat transcripties worden opgeslagen.

   

Vraag dus even na bij je IT’er of alles goed staat ingesteld.

Een tip; zorg dat transcript niet te kort of te lang worden bewaard in de omgeving. Dit zorgt voor onnodig gebruik van data en 'oude' antwoorden in Copilot.

Wil je hier meer over lezen, kijk dan op; https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-recording#default-expiration-time

De instellingen als organisator van de vergadering

Als organisator van de vergadering heb je de mogelijkheid om te bepalen op welke manier Copilot in je vergadering wordt ingezet. Ook tijdens de vergadering heb je deze opties nog.

Als organisator kom je op de volgende manier bij de instellingen voor de vergadering, buiten de instellingen voor Copilot heb je hier ook de mogelijkheid voor aanvullende instellingen die betrekking hebben op je vergadering.

1. Open de teamsvergadering in Teams of Outlook

2. Klik op 'Vergaderinstellingen' (blauwe tekst)

   Let op; enkel organisatoren (degene die de meeting heeft ingepland, kan deze instellingen beheren).

3. Onder 'Toestaan Copilot en facilitator' heb je drie opties;

   • Alleen tijdens de vergadering; Copilot en de output is enkel tijdens de vergadering beschikbaar

   • Tijdens en na een vergadering; Copilot en de output zijn ook na de vergadering beschikbaar

   • Uitgeschakeld; deze spreekt voor zich

Tijdens de vergadering

Tijdens de vergadering heb je verschillende manieren om Copilot te starten. Er vanuit gaande dat Copilot alleen is ingeschakeld tijdens de vergadering (de standaard als Copilot is toegestaan) door middel van de eerder bespreken vergaderinstellingen die je vooraf aan de meeting hebt, heb je de volgende opties;

1. Gebruik je de Copilot knop boven in de startbalk dan kun je Copilot enkel tijdens de vergadering gebruiken, de inhoud is niet achteraf beschikbaar, ook de antwoorden van Copilot niet.

Tip; heel handig als je geen opname wil, maar bijv. wel snel een samenvatting wilt maken, vergeet deze dan niet te kopiëren.

2. Activeer de facilitator met de knop, in dit geval kun je gebruik maken van de facilitator mogelijkheden die ik al eerder in mijn blog heb toegelicht. Let op; wil de functionaliteiten/antwoorden ook achteraf beschikbaar, dan moet je het transcript aanzetten.

3. Zet de transcriptie aan, deze zorgt ervoor dat niet alleen de transcriptie beschikbaar is na afloop van de vergadering maar ook Copilot.

Hoe kun je de facilitator agent gebruiken in een teamsvergadering?

Een paar voorbeelden;

• Laat de facilitator je agenda maken en bijhouden. Heb je al een agenda in je uitnodiging staan van de vergadering? Dan neem die deze mee.

• Laat de facilitator je tijd per onderdeel bijhouden, zo voorkom je uitloop

• Laat de facilitator vervolgstappen en notities genereren

• De opties zijn eindeloos!

Te laat voor de vergadering? Geen probleem!

Ben je later in de vergadering gekomen? Geen zorgen. Als transcriptie aanstaat en Copilot actief is, kun je alsnog een samenvatting opvragen van wat er al besproken is. Zo ben je in no-time weer bij.

Kom je later dan 5 minuten?  Dan geeft Copilot je het voorstel om een samenvatting te geven van de zaken die al besproken zijn.

Na de vergadering

Ook na de vergadering blijft Copilot beschikbaar, mits hiervoor gekozen is voorafgaand of tijdens de vergadering, zolang de transcriptie bewaard blijft. In de vergaderchat vind je een tabblad genaamd Recap bijv. in de vergaderchat. Hier kun je Copilot vragen stellen, maar vind je ook alle gegenereerde onderdelen terug.

Denk aan vragen als;

• Wat waren de belangrijkste actiepunten?

• Wat vond [naam deelnemer] van voorstel X?

• Wie was het oneens met het besluit over Y?

Zolang het transcript beschikbaar is, kun je vragen blijven stellen aan Copilot.

Kortom een handige deelnemer aan je vergadering. Belangrijk is te zorgen dat je de juiste instellingen zet (of laat zetten door IT). Gebruik je Copilot kies dan voor een vorm die past in het gesprek wat je op dat moment volgt.