'Sync' of 'Snelkoppeling aan OneDrive'

Binnenkort voert Microsoft een (visuele) wijziging door waarbij de ‘Snelkoppeling aan OneDrive toevoegen’ knop voor de ‘Sync’ knop wordt geplaatst. Wat is het verschil eigenlijk en waarom zou je de een ten opzichte van de andere gebruiken? Daar staan we vandaag bij stil.

Waar gebruik je de knoppen eigenlijk voor?

Binnen zowel SharePoint, Teams als OneDrive vind je de knoppen ‘Snelkoppeling aan OneDrive toevoegen’ en ‘Sync’ terug. Met deze knoppen maak je het mogelijk om structuren van documenten, denk hierbij aan een folder tot aan een hele documentenbibliotheek zichtbaar te maken in je Verkenner (of bij Mac de Finder).

Het beschikbaar maken in de Verkenner is voor veel mensen een herkenbare manier van werken, daarnaast kan het ook voordelen opleveren op het moment dat je met bepaalde applicaties werkt. Als je uitsluitend op deze manier werkt, mis je veel functionaliteiten, denk aan de communicatie binnen Teams, of een sterke manier van zoeken binnen Microsoft 365 etc.

Als je deze manier dan toch gebruikt, wat is het verschil?

De ‘Sync’ knop wordt gezien als de ‘klassieke’ manier van synchroniseren naar de Verkenner toe. Dit komt door de volgende redenen;

• Deze actie dien je uit te voeren op ieder apparaat waar je OneDrive mee gekoppeld is (goed om te weten, de techniek van OneDrive wordt gebruikt om deze synchronisatie uit te voeren)

• Op deze manier synchroniseren heeft een limiet van 300.000 items

• Daarnaast is het ‘ontkoppelen van deze synchronisatie’ heel wat handelingen, zie;

Daarmee zijn de voordelen van het gebruik van de ‘Snelkoppeling aan OneDrive toevoegen’ knop ook;

• Je hebt direct op diverse apparaten toegang tot de snelkoppeling (op alle apparaten waar OneDrive is gekoppeld, ook bijv. op je telefoon.

• Je hebt de mogelijkheid om zelf je volgorde te bepalen van je ‘shortcuts’

Een belangrijk nadeel in mijn ogen is dat de gezamenlijke data uit Teams/SharePoint, door je persoonlijke data in OneDrive komt te staan. Het enige waaraan je de gezamenlijke data kunt herkennen is het icoon;

Je zult dit dus goed zelf in gedachten moeten houden, of aan collega’s toe moeten lichten.

Helemaal zonder synchronisatie werken?

Ken je deze tip al; mits je licentie het toelaat heb je binnen Teams de mogelijkheid om bestanden direct in de Bureaubladapp te openen, zie voor meer informatie; De optie Bureaublad-app ontbreekt bij het bewerken van Office-bestanden in Teams - Microsoft Teams | Microsoft Learn

Belangrijk om te weten is dat je deze twee opties niet door elkaar kunt gebruiken; synchroniseer je een bestand/folder met de ‘Sync’ knop, dan heb je geen mogelijkheid om de ‘Snelkoppeling aan OneDrive toevoegen’ optie te gebruiken.

Bronnen; Add to OneDrive – Hans Brender's Blog

MC1117105 - Microsoft OneDrive for Business | Updated order of Shortcut and Sync commands | Microsoft 365 Message Center Archive

Add shortcuts to shared folders in OneDrive - Microsoft Support