Van digitale zolder naar een strak archief: de praktijk – Deel 2

Zo richt je retention labels en policies echt goed in binnen Microsoft 365

In deel 1 hebben we (Rene & ik) stilgestaan bij het waarom: waarom structuur in je Microsoft 365-omgeving essentieel is om grip te houden op je informatie?

Onze eerste blog lees je hier:

https://www.linkedin.com/posts/evi-van-der-velden-48b0b3137_%F0%9D%90%8F%F0%9D%90%9A%F0%9D%90%AB%F0%9D%90%AD-%F0%9D%9F%8F-herkenbaar-die-ene-lade-of-kast-activity-7440426304052719616-B3k5?utm_source=share&utm_medium=member_desktop&rcm=ACoAACFLwesBu8JczL1CpI0DIz6ilthaCoa5aKs

In dit tweede deel maken we het concreet.

Geen abstracte theorie, maar praktische keuzes: wat stel je in, waar klik je, en waarom werkt het zo?

Retention labels en policies uitgelegd (zonder IT-jargon)

Je kunt het vergelijken met een fysiek archief:

• Retention labels = de sticker op een document of map

→ “7 jaar bewaren”

→ “Direct verwijderen”

→ “Projectdocumentatie”

• Retention policies = de regels van het archief

→ Hoe lang moet iets bewaard blijven?

→ Wanneer wordt het automatisch verwijderd?

→ Moet het juist beschermd worden als record?

Binnen Microsoft Purview werken deze twee altijd samen.

Eerst bepaal je de bewaartermijn, daarna wat er automatisch met de informatie gebeurt.

Het verschil in één zin

• Retention policy → werkt op containerniveau (bijv. een hele mailbox of SharePoint-site)

• Retention label → werkt op itemniveau (bijv. één specifiek document of e-mail)

Denk aan:

• Policy = “Alles in deze kast blijft 5 jaar bewaard”

• Label = “Dit specifieke contract blijft 10 jaar bewaard”

Wanneer gebruik je wat?

In de praktijk combineer je ze:

• Retention policies gebruik je als basis (het vangnet)

• Retention labels gebruik je voor uitzonderingen en specifieke documenttypes

Voorbeeld:

Alles in SharePoint wordt 5 jaar bewaard (policy),

maar contracten krijgen een label van 10 jaar (label).

Zo maak je een retention policy

Ga naar:

Microsoft Purview portaal → Solutions → Data Lifecycle Management → Policies → Retention policies

Klik vervolgens op:

New retention policy → Create

Tijdens het instellen maak je een belangrijke keuze:

• Adaptive scope

Dynamisch, op basis van kenmerken (bijv. afdeling, type gebruiker); schaalbaar en toekomstbestendig

• Static scope

Handmatig geselecteerde locaties; simpel, maar vraagt onderhoud bij veranderingen

Daarna bepaal je de kern:

• Bewaren

• Verwijderen

• Of een combinatie daarvan (bijv. eerst bewaren, daarna verwijderen)

Zo maak je een retention label

Ga naar:

Microsoft Purview → Data Lifecycle Management → Retention labels

Hier definieer je:

• De bewaartermijn

• Wanneer de termijn start (bijv. aanmaakdatum of laatste wijziging)

• Wat er daarna gebeurt (verwijderen of behouden als record)

Belangrijk:

Een label werkt pas echt als je het publiceert via een policy.

Zonder publicatie is het label niet beschikbaar voor gebruikers of automatische toepassing.

Slimme extra: wanneer start je retentie?

Een vaak onderschatte keuze: wanneer begint de bewaartermijn?

Je kunt kiezen voor bijvoorbeeld:

• Aanmaakdatum

• Laatste wijziging

• Laatst geopend

Vooral “laatst geopend” wordt steeds interessanter.

Waarom? Omdat het voorkomt dat actieve documenten per ongeluk verdwijnen terwijl ze nog dagelijks gebruikt worden.

Automatiseren = succesfactor

Wil je dat dit echt werkt in de praktijk? Dan is automatisering cruciaal.

Denk aan:

• Labels automatisch toepassen op basis van inhoud (bijv. contracten)

• Gevoelige informatie herkennen (zoals BSN of IBAN)

• Metadata gebruiken (bijv. status = definitief)

Zo voorkom je dat gebruikers alles handmatig moeten doen en dus dat het misgaat.

Tot slot

Retention labels en policies zijn geen puur technische instellingen.

Ze vormen de basis van je informatiehuishouding, compliance en archivering.

Richt je dit goed in, dan verandert je digitale omgeving van een rommelige zolder in een gestructureerd en betrouwbaar archief.

Wil je hier dieper induiken?

• Configure Microsoft 365 retention settings to automatically retain or delete content | Microsoft Learn

• Create retention labels for exceptions | Microsoft Learn

• https://ms365news.com/blogs/f/de-diepte-in-met-microsoft-purview-retentie