Waar staat mijn data in Microsoft 365 eigenlijk echt?

Het antwoord op die vraag helpt je om binnen Microsoft 365 beter te navigeren en bewustere keuzes te maken wanneer je data deelt.

Microsoft heeft een nieuwe aankondiging gedaan rondom; Whiteboards. Voor mij de aanleiding om nog maar eens bij dit onderwerp stil te staan.

Wat gaat er per september van dit jaar veranderen;

Vanaf september worden whiteboards die je maakt in een Teamskanaal niet meer in de persoonlijke OneDrive van ‘de maker’ opgeslagen, maar op de achterliggende SharePointsite.  

Dat lijkt een kleine technische wijziging… maar het zegt eigenlijk iets veel groters.

Microsoft is namelijk bewust bezig met het beschikbaar maken van data in de gezamenlijke omgeving; SharePoint. Waar whiteboards vandaag de dag nog in de OneDrive van de maker terechtkomen (met alle risico’s van dien), worden ze straks automatisch opgeslagen op de plek waar je samenwerkt: het kanaal/op de SharePointsite.

Meer informatie over deze aanpassing; MC1253753 - Whiteboards created in Teams channels will now be stored in SharePoint | Microsoft 365 Message Center Archive

Een groter geheel

Als ik iets in Teams opslaat… waar staat het dan eigenlijk?

Goede vraag. Het korte antwoord is: in Teams zelf staat niks opgeslagen.

Teams is het mooie ‘doorkijkluikje’ naar andere onderdelen van Microsoft 365.

Teams is waar je werkt niet waar je bestanden staan opgeslagen

Microsoft Teams voelt als de plek waar alles gebeurt: chatten, vergaderen, bestanden delen etc. Maar achter de schermen worden je bestanden ergens anders opgeslagen:

• OneDrive; jouw persoonlijke opslag

• SharePoint; opslag voor teams en kanalen

Zie Teams dus als de “voordeur” en OneDrive/SharePoint als de “kasten waar alles ligt”.

Bestanden delen

Bestand delen in een (groeps)chat? Dit gebeurt er echt;

1.        jij stuurt een bestand in een (groeps)chat.

2.        Dan wordt dat bestand opgeslagen in jouw OneDrive

3.        In een mapje genaamd: Microsoft Teams Chat Files

4.        Er wordt op het moment van delen een deellink aangemaakt zodat iedereen er in de (groeps)chat bij kan.

Goed om te weten, zijn een paar dingen;

• Jij bent de eigenaar het staat namelijk in jouw OneDrive opgeslagen

• Jij bepaalt wie erbij kan

• Verwijder jij het? Dan is het weg voor iedereen. Ook als jij een keer je organisatie gaat verlaten en je account wordt opgeheven.

  
  

Bestand delen in een kanaal of in een post

Deel je een bestand bij de post, of plaats je deze in het ‘Gedeeld’ tab binnen Teams, dan wordt het bestand opgeslagen in op de achterliggende SharePoint (van dat team)

Opnames

Wat gebeurt er met opnames van vergaderingen?

Hier gaat het vaak mis; dus let goed op! Op het moment dat je gebruik maakt van de transcriptie of opname functie bij een vergadering, dan worden deze opgeslagen op een nog al onverwachte plek;

Gewone meeting, denk aan;

• 1-op-1 gesprek

• meeting via Outlook

• ad-hoc meeting

De opname komt in OneDrive van diegene die de meeting organiseert.

In de chat die bij de vergadering hoort wordt een deellink geplaatst, zodat alle deelnemers van de vergadering toegang hebben tot de opname/transcriptie.

Ben jij de organisator van een vergadering (dit ben je als je de vergadering hebt ingepland), dan vind je hier alle stappen om opnames te bewerken, niet meer te delen of te verwijderen; Edit or delete a meeting transcript in Microsoft Teams - Microsoft Support

Goed om te weten, bij standaard worden opnames/transcripten 120 dagen bewaard. Het kan zijn dat deze standaard voor jullie werkomgeving anders is, dat kun je opvragen bij de IT-beheerder.

Meeting gekoppeld aan een kanaal in Teams

Plan je een meeting die je koppelt aan een kanaal in Teams, dan gaat Teams anders om met de gegevens; opnames, transcripten etc. die uit deze vergadering voortkomen.

Alles wordt vanaf dit moment opgeslagen in de achterliggende SharePointsite van dat team/kanaal

Het koppelen van een kanaal aan een vergadering in Teams wordt hier toegelicht; Schedule a meeting in Microsoft Teams - Microsoft Support

Dit is heel handig op het moment dat je bijvoorbeeld iedere week een terugkerende afdelingsvergadering hebt.

Planner

Hoe zit het met bestanden in Planner?

De bestanden die je in Planner toevoegt worden opgeslagen op de achterliggende SharePointsite. Als je nu denkt; ja dat klopt die bestanden ben ik altijd kwijt... herkenbaar!

De bestanden worden namelijk opgeslagen op het hoogste niveau. Je kunt deze makkelijk terugvinden door naar het kanaal algemeen te gaan en vervolgens op 'Documenten' te klikken. Zie afbeelding.

Kort overzicht

• Bestanden in een Teams; OneDrive van de deler

• Bestanden in een kanaal bij Posts; SharePoint (van het team)

• Meeting opname; standaard in de OneDrive van diegene die de vergadering heeft ingepland

• Meeting opname (met kanaal); SharePoint

• Transcript; zelfde plek als opname

  
  

Als je één ding onthoudt:

Teams is de plek waar je samenwerkt, maar OneDrive en SharePoint zijn de plekken waar je bestanden echt staan. De 'motor' van de Microsoft 365 omgeving!