Het smoelenboek binnen Microsoft 365; de redder tijdens mijn werkdag!
- 19 jan
- 2 minuten om te lezen
Een paar weken geleden maakte ik de overstap naar een nieuwe werkgever. Dat betekent vooral heel veel zoeken: zoeken naar informatie, zoeken naar bestanden en het belangrijkst zoeken naar de juiste collega’s; ‘want wie moet je waarvoor benaderen?’.
In deze situatie is een smoelenboek ideaal.
Door gebruik te maken van de profielkaarten, die overal in de Microsoftomgeving zichtbaar zijn wanneer je met je muis over een profielfoto hovert, kun je de Microsoftomgeving gebruiken als ‘Het Smoelenboek’. Zeker als je ervoor zorgt dat deze profielkaarten zijn voorzien van relevante informatie.
Wat kan ik toevoegen?
Standaard zijn er verschillende velden beschikbaar die een medewerker zelf kan invullen op zijn of haar profielkaart, zoals naam, mobiel nummer, afdeling, enzovoort.
Medewerkers kunnen deze informatie zelf aanvullen.
Hoe dat werkt, lees je hier; Profile cards in Microsoft 365 - Microsoft Support
Ook heb je als beheerder de mogelijkheid om aanvullende velden toe te voegen aan de profielkaarten.
De opties die je hebt en hoe je dit in orde maakt, vind je hier; customize-profile-cards - Microsoft 365 admin | Microsoft Learn
Let op; schakel je als beheerder aanvullende velden in, dan worden deze (voor iedereen) zichtbaar op de profielkaart van de medewerker.
De ingevulde velden zijn niet alleen zichtbaar op plekken waar de profielkaarten verschijnen, zoals in Teams of Outlook (door over de profielfoto te hoveren), maar ook in andere toepassingen, zoals de Companion App. Weet je nog niet wat deze app inhoudt? Lees dan dit artikel; Companions | Probeer het nu!
Direct naar alle personen in je organisatie wijzen;
Op intranet/een communicatiesite van je organisatie wil je vaak een verwijzing maken naar een ‘Smoelenboek’. Maak je gebruik van de profielkaarten van Microsoft en wil je verwijzen naar een plek waar alle personen staan en je makkelijk kunt zoeken? Dat kan!
Hoe je dat doet? Maak op je SharePointpagina een knop en hang er de volgende URL achter die als volgt is opgebouwd;
Vul organisatie aan met de SharePointnaam van je organisatie, deze vind je boven in de URL balk als je SharePoint opent.
Wat is er nieuw?
De afgelopen periode zijn er vele ontwikkelingen geweest rondom de profielkaarten binnen Microsoft. Enkele op een rijtje;
https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/roadmap?id=500696
De informatie ook uit de profielkaarten wordt beter getoond in de resultaten van o.a. Copilot; https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/roadmap?id=480736
Vorig jaar werd er al een externe tag toegevoegd aan de profielkaarten van gebruikers van buiten je organisatie; https://www.microsoft.com/nl-nl/microsoft-365/roadmap?id=498231
Wil je een totaaloverzicht van alle ontwikkelingen die er zijn geweest, neem dan een kijkje op de Roadmap; Microsoft 365-roadmap | Microsoft 365
Zet jij de standaard van Microsoft al in als Smoelenboek voor jouw organisatie?
Opmerkingen